Por Sergio 
Aprende a controlar tus gastos con Google Sheets o Excel de forma fácil y sin fórmulas. Guía práctica para organizar tu dinero, evitar fugas y ahorrar más cada mes.
Controlar tus gastos es uno de los pasos más importantes para mejorar tus finanzas personales. La mayoría de las personas no sabe exactamente en qué se va su dinero, y ese es el motivo principal por el que cuesta ahorrar. La buena noticia es que puedes gestionar todo desde una hoja sencilla en Google Sheets o Excel, sin fórmulas difíciles ni conocimientos de contabilidad.
En esta guía aprenderás cómo controlar tus gastos de forma práctica, clara y sin complicarte, usando únicamente tablas, categorías y algunas funciones básicas ya integradas en estas herramientas.
Por qué usar Google Sheets o Excel para controlar tus gastos
Muchas personas intentan controlar su dinero con aplicaciones, pero terminan dejándolo porque les resulta complicado o porque no les gusta que sus datos estén en apps externas. Con Sheets o Excel tienes varias ventajas:
- Tú controlas todo.
- Es gratis.
- Funciona en tu móvil y ordenador.
- Puedes diseñarlo como quieras.
- No hace falta saber matemáticas.
Además, estas herramientas son perfectas si estás empezando a mejorar tus finanzas o quieres algo simple pero efectivo.
Palabras clave incluidas: controlar gastos, Google Sheets, Excel para finanzas, registro de gastos, cómo ahorrar, organización del dinero.
Paso 1: Crea una tabla sencilla
Para controlar tus gastos no necesitas nada complicado. Solo crea una tabla con estas columnas:
- Fecha: cuándo gastaste.
- Categoría: alimentación, transporte, ocio, hogar, etc.
- Descripción: en qué gastaste exactamente.
- Método de pago: tarjeta, efectivo, bizum.
- Cantidad: lo que costó.
- Tipo: si es gasto o ingreso.
Con esto ya tienes la estructura básica de tu control financiero.
Lo bueno es que tanto Google Sheets como Excel permiten que la tabla se vaya expandiendo sola mientras añades filas nuevas.
Paso 2: Crea categorías claras y fáciles de seguir
El error más común al controlar gastos es poner demasiadas categorías. Eso hace que todo sea confuso.
Lo ideal es usar pocas, pero que realmente indiquen dónde se va tu dinero:
- Alimentación
- Transporte
- Ocio
- Hogar
- Compras
- Suscripciones
- Salud
- Educación
- Ingresos
Usando estas categorías podrás identificar rápidamente áreas donde estás gastando demasiado.
Paso 3: Registra tus gastos de forma simple
No necesitas escribir los gastos con detalle ni usar números complicados. Basta con:
- Registrar tus gastos diarios, si puedes.
- O anotarlos todos juntos al final del día.
- O revisar tu banco una vez por semana y copiarlos.
Lo importante es que siempre tengas un registro completo y ordenado.
Muchas personas crecen más financieramente solo por hacerse conscientes de en qué gastan cada día.
Paso 4: Deja que Sheets o Excel hagan el trabajo por ti
Ambas herramientas tienen opciones automáticas que te permiten ver tus totales sin poner fórmulas.
Por ejemplo:
- Puedes seleccionar una columna y ver abajo la suma automática.
- Puedes elegir un rango y pedirle a la herramienta que muestre el total.
- Puedes usar la opción “Autosuma”, que ya viene preconfigurada.
Así no tienes que escribir nada matemático.
Tu hoja calculará automáticamente lo que gastas, lo que ingresas y cuánto te queda.
Paso 5: Crea un apartado de resumen mensual
Aquí es donde realmente vas a ver resultados.
Crea una pequeña sección arriba o en otra hoja donde pongas:
- Gastos totales del mes
- Ingresos del mes
- Tu saldo real (lo que sobra después de restar gastos)
- La categoría donde más gastas
- Lo que has ahorrado ese mes
Con esto tendrás una visión rápida, como si fuera tu panel financiero personal.
Paso 6: Añade gráficos para entender mejor tu dinero
Tanto Sheets como Excel permiten crear gráficos con dos clics.
Te recomiendo:
- Un gráfico circular para ver qué categorías consumen más dinero.
- Un gráfico de barras para comparar tus gastos cada mes.
- Un gráfico de línea para ver tu evolución a lo largo del año.
Los gráficos son clave porque te permiten ver tus hábitos visualmente y detectar problemas rápidamente.
Por ejemplo:
- Si ves una gran porción en “Ocio”, ya sabes dónde recortar.
- Si “Suscripciones” ocupa demasiado, puedes cancelar las que no usas.
Paso 7: Usa tu hoja como un presupuesto
Ahora que ya sabes en qué gastas, el siguiente paso es establecer límites saludables.
Crea una sección donde pongas:
- Cuánto quieres gastar como máximo en cada categoría.
- Y otra casilla donde se vea cuánto llevas gastado.
Así puedes ver si estás dentro del presupuesto o si ya te estás pasando.
Por ejemplo:
- 200 € para comida
- 80 € para ocio
- 50 € para transporte
La clave es que el presupuesto sea realista, no perfecto.
Debes ajustar cada mes según tu experiencia.
Paso 8: Sé constante (la clave del éxito)
Aunque la hoja esté perfecta, de nada sirve si no la usas.
Aquí tienes tres maneras fáciles de mantenerla al día:
✔ Método diario
Anota los gastos en cuanto ocurran.
Tardas 10 segundos.
✔ Método semanal
El sábado o domingo revisas tu banco y pasas todo a tu hoja.
Tardas 5–10 minutos.
✔ Método “formulario rápido”
En Google Sheets puedes crear un formulario para añadir gastos desde el móvil en segundos.
Paso 9: Usa la hoja para tomar mejores decisiones financieras
Cuando tengas un mes o dos de datos, empieza a analizar:
- ¿Dónde gastas más de lo que crees?
- ¿Tienes fugas pequeñas que se acumulan?
- ¿Estás gastando en cosas que ni recuerdas?
- ¿Qué categoría puedes reducir sin sufrir?
- ¿Cuánto podrías ahorrar realmente?
La mayoría de las personas descubre que puede ahorrar entre 80 y 300 € al mes solo revisando sus gastos.
Paso 10: Convierte tu hoja en un hábito para toda la vida
No necesitas hacerlo perfecto.
Solo necesitas hacerlo de forma estable.
En menos de 15 días notarás:
- Más control sobre tu dinero
- Menos estrés financiero
- Más ahorro
- Menos compras impulsivas
- Mayor claridad para tomar decisiones
Y mejor aún: no dependes de apps externas ni de cuentas complicadas.
Conclusión
Controlar tus gastos con Google Sheets o Excel es sencillo, práctico y extremadamente efectivo. No necesitas fórmulas, ni cálculos complejos, ni experiencia previa. Solo una tabla bien organizada, constancia y ganas de mejorar tus finanzas.
Estas herramientas te permiten ver con claridad dónde va tu dinero, crear un presupuesto realista, ahorrar más y tomar decisiones inteligentes para tu futuro.